Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie jest obowiązkiem zarezerwowanym wyłącznie dla banków. Regulacje AML obejmują również wiele firm świadczących usługi księgowe, prawne, finansowe, pośrednictwa oraz obsługi transakcji. Przedsiębiorca powinien więc ustalić, czy prowadzona działalność kwalifikuje go jako instytucję obowiązaną i jakie procedury musi wdrożyć.

Samo wykonywanie określonego rodzaju usług może wystarczyć, aby firma została objęta wymaganiami ustawy. Znaczenie mają między innymi zakres działalności, charakter obsługiwanych transakcji, sposób rozliczeń oraz relacje z klientami.

Kogo obejmują obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy?

Podstawowe znaczenie ma pojęcie instytucji obowiązanej. Jest to podmiot wskazany w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, który musi stosować określone środki bezpieczeństwa finansowego.

Do tej grupy należą nie tylko banki, instytucje płatnicze, firmy inwestycyjne czy zakłady ubezpieczeń. Obowiązki mogą dotyczyć także biur rachunkowych, kantorów, pośredników w obrocie nieruchomościami, przedsiębiorców świadczących określone usługi na rzecz spółek oraz przedstawicieli zawodów prawniczych uczestniczących w wybranych transakcjach klientów. Katalog instytucji obowiązanych został określony w art. 2 ustawy AML.

Regulacje obejmują również przedsiębiorców przyjmujących lub dokonujących płatności gotówkowych o wartości co najmniej równowartości 10 000 euro. Próg może dotyczyć zarówno jednej operacji, jak i kilku transakcji, które wydają się ze sobą powiązane. 

Jak ustalić, czy przedsiębiorstwo jest instytucją obowiązaną?

Weryfikacji nie należy ograniczać do kodów PKD ani nazwy prowadzonej działalności. O zakwalifikowaniu firmy mogą decydować faktycznie wykonywane czynności. Przedsiębiorca powinien przeanalizować umowy z klientami, zakres świadczonych usług, strukturę transakcji oraz sposób przyjmowania płatności.

Szczególnej uwagi wymagają usługi związane z tworzeniem spółek, udostępnianiem adresów, zarządzaniem podmiotami, prowadzeniem ksiąg rachunkowych, wymianą walut, obrotem nieruchomościami i przeprowadzaniem operacji finansowych. Wątpliwości warto rozstrzygać przed zawarciem relacji z klientem, ponieważ brak świadomości podlegania ustawie nie zwalnia z odpowiedzialności.

Jakie obowiązki musi realizować instytucja obowiązana?

Zakres wymaganych działań zależy od profilu przedsiębiorstwa oraz poziomu zidentyfikowanego ryzyka. Podstawą jest podejście oparte na ryzyku, zgodnie z którym środki bezpieczeństwa powinny odpowiadać charakterowi klienta, transakcji i relacji gospodarczej.

Najważniejsze obowiązki obejmują:

• przygotowanie i regularną aktualizację oceny ryzyka, wdrożenie wewnętrznej procedury AML, identyfikację oraz weryfikację klientów i beneficjentów rzeczywistych, ocenę celu relacji gospodarczej, monitorowanie transakcji, szkolenie pracowników, dokumentowanie przeprowadzonych kontroli, archiwizację danych oraz przekazywanie wymaganych zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Procedura nie powinna być dokumentem opracowanym wyłącznie na potrzeby ewentualnej kontroli. Musi opisywać rzeczywisty sposób postępowania firmy, podział odpowiedzialności, zasady akceptacji klientów oraz reakcję na nietypowe lub podejrzane operacje. GIIF wskazuje również na konieczność bieżącego analizowania informacji o kliencie, ponieważ nowe okoliczności mogą zmienić pierwotną ocenę ryzyka. 

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego jako element weryfikacji klienta

Jednym z najważniejszych etapów badania klienta jest ustalenie beneficjenta rzeczywistego, czyli osoby fizycznej, która ostatecznie kontroluje dany podmiot lub czerpie korzyści z jego działalności. Nie zawsze będzie nią osoba wskazana jako wspólnik w podstawowym rejestrze.

W przypadku rozbudowanych struktur kapitałowych konieczne może być przeanalizowanie kilku poziomów własności, podmiotów zagranicznych, praw głosu oraz innych mechanizmów kontroli. Instytucja obowiązana nie powinna opierać się wyłącznie na oświadczeniu klienta. Powinna porównać uzyskane informacje z wiarygodnymi i niezależnymi źródłami.

Znajomość aktualnych przepisy aml ułatwia prawidłowe zaplanowanie procesu identyfikacji klienta, oceny ryzyka oraz dokumentowania podjętych działań. Pozwala również odróżnić standardową kontrolę kontrahenta od ustawowych środków bezpieczeństwa finansowego.

Registries.io jako źródło danych o spółkach i beneficjentach rzeczywistych

Registries.io udostępnia informacje wspierające analizę podmiotów gospodarczych oraz ich struktur własnościowych. Dostęp do danych rejestrowych z różnych jurysdykcji może być szczególnie przydatny podczas weryfikowania zagranicznego kontrahenta, udziałowców spółki oraz osób mogących sprawować nad nią faktyczną kontrolę.

Materiały publikowane przez Registries.io przybliżają również zagadnienia związane z AML, KYC, beneficjentami rzeczywistymi i rejestrami przedsiębiorstw. Dzięki temu przedsiębiorca może lepiej zrozumieć, jakie informacje należy zgromadzić przed rozpoczęciem współpracy oraz dlaczego samo sprawdzenie nazwy i numeru rejestrowego firmy nie zawsze jest wystarczające.

Kiedy należy zastosować środki bezpieczeństwa finansowego?

Weryfikacja klienta powinna nastąpić przede wszystkim przed rozpoczęciem relacji gospodarczej. Środki bezpieczeństwa stosuje się także przy określonych transakcjach okazjonalnych, w razie podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz wtedy, gdy pojawiają się wątpliwości dotyczące prawdziwości wcześniej uzyskanych danych.

Kontrola nie kończy się w momencie podpisania umowy. Relacja z klientem powinna być monitorowana przez cały okres współpracy. Należy analizować, czy przeprowadzane operacje odpowiadają deklarowanemu profilowi działalności, źródłom finansowania oraz przewidywanemu charakterowi transakcji.

Jeżeli przedsiębiorca nie może zidentyfikować klienta lub beneficjenta rzeczywistego, powinien zastosować działania przewidziane w ustawie. W zależności od sytuacji może to oznaczać odmowę rozpoczęcia współpracy, nieprzeprowadzenie transakcji albo zakończenie istniejącej relacji.

Jak przygotować firmę do kontroli AML?

Przygotowanie do kontroli powinno opierać się na dowodach rzeczywistego wykonywania obowiązków. Sam wzór procedury pobrany z internetu nie potwierdza, że firma prawidłowo ocenia ryzyko i monitoruje klientów.

Dokumentacja powinna pokazywać, kto przeprowadził weryfikację, z jakich źródeł skorzystano, w jaki sposób ustalono beneficjenta rzeczywistego i dlaczego klientowi przypisano określony poziom ryzyka. Ważne jest również zachowanie potwierdzeń szkoleń, historii aktualizacji procedury oraz zapisów dotyczących analizy nietypowych transakcji.

Proces warto regularnie testować. Zmiana zakresu usług, wejście na nowy rynek, obsługa klientów z kolejnych państw lub wprowadzenie nowych metod płatności może wymagać ponownej oceny ryzyka i dostosowania stosowanych zabezpieczeń.

FAQ

Czy każda firma musi posiadać procedurę AML?

Nie. Obowiązek wdrożenia procedury dotyczy przede wszystkim podmiotów zakwalifikowanych jako instytucje obowiązane. Każdy przedsiębiorca powinien jednak sprawdzić, czy charakter jego usług, transakcji lub przyjmowanych płatności nie powoduje objęcia ustawą.

Czy biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną?

Tak, podmioty świadczące usługi polegające na prowadzeniu ksiąg rachunkowych należą do katalogu instytucji obowiązanych. Muszą między innymi oceniać ryzyko, weryfikować klientów, ustalać beneficjentów rzeczywistych i szkolić pracowników.

Jak często trzeba aktualizować ocenę ryzyka?

Ocena ryzyka powinna być aktualizowana w razie zmian wpływających na działalność firmy, profil klientów, oferowane usługi lub sposób przeprowadzania transakcji. Nie należy traktować jej jako dokumentu sporządzanego jednorazowo.

Czy wystarczy sprawdzić klienta w publicznym rejestrze?

Nie zawsze. Dane z publicznych rejestrów są ważnym źródłem informacji, ale w bardziej złożonych przypadkach mogą nie pozwalać na jednoznaczne ustalenie struktury własności i kontroli. Konieczne może być wykorzystanie dodatkowych dokumentów oraz niezależnych baz danych.

Co grozi za niewykonywanie obowiązków AML?

Naruszenia mogą prowadzić do kar administracyjnych, nakazania usunięcia uchybień, publikacji informacji o naruszeniu, ograniczenia działalności, a w określonych przypadkach również odpowiedzialności osób zajmujących stanowiska kierownicze. Ryzyko dotyczy zarówno braku procedury, jak i jej nieskutecznego stosowania. 

Prawidłowo wdrożony system AML powinien odpowiadać rzeczywistej działalności przedsiębiorstwa. Regularna weryfikacja klientów, analiza struktur właścicielskich i dokumentowanie decyzji pomagają ograniczyć ryzyko prawne oraz uniknąć współpracy z podmiotami wykorzystującymi legalny obrót gospodarczy do ukrywania pochodzenia środków.

Artykuł sponsorowany